Conformité RGPD
Dernière mise à jour : 7 août 2026
La commune est responsable de traitement — elle décide des données saisies et des personnes invitées.
TILVA, éditeur d'Agend'Élus, est sous-traitant : elle traite ces données uniquement sur instruction de la commune.
1. Accord de sous-traitance (DPA)
L'article 28 du RGPD impose un contrat écrit entre le responsable de traitement et son sous-traitant. Notre accord de sous-traitance est disponible ci-dessous ; il peut être signé et annexé à votre registre des traitements.
Télécharger l'accord de sous-traitance (PDF)Version 1.3 · les versions 1.2, 1.1 et 1.0 restent disponibles.
Une question sur ce document ou une clause à adapter : contact@agendelus.fr.
2. Données traitées
Agend'Élus ne traite que ce qui est nécessaire à l'organisation des événements municipaux :
- Identification et contact — nom, prénom, adresse e-mail (et adresse secondaire), téléphone.
- Fonction — mandat ou rôle au sein de la collectivité (maire, adjoint, conseiller, services…).
- Participation — réponses de présence, disponibilités indiquées sur un sondage de dates, précision libre facultative accompagnant une réponse (280 caractères, destinée au seul secrétariat), historique des relances.
- Comptes et connexion — adresse e-mail du secrétariat, empreintes des mots de passe et des jetons, identifiants d'appareil pour les notifications.
- Contenu déposé par la commune — intitulés et descriptions d'événements, pièces jointes (ordres du jour, cartons d'invitation).
Aucune catégorie particulière de données au sens de l'article 9 du RGPD n'est collectée. Un mandat électif est une fonction publique, non une opinion politique. Les documents joints à un événement relèvent en revanche du seul choix de la commune : leur contenu n'est ni analysé ni contrôlé par Agend'Élus. Il en va de même de la précision libre que chaque personne peut joindre à sa réponse : le champ est borné à 280 caractères et libellé de manière à n'appeler que des informations d'organisation (horaire d'arrivée, départ anticipé). Nous ne sollicitons ni n'exploitons aucune donnée relevant de l'article 9 qui y serait spontanément saisie.
3. Finalités
- Inviter les élus aux événements de la collectivité et recueillir leurs réponses.
- Proposer des sondages de dates et en consolider les disponibilités.
- Notifier par e-mail et par notification mobile.
- Authentifier le secrétariat et les élus.
- Produire les récapitulatifs de présence.
Ces données ne sont jamais revendues, ni utilisées à des fins publicitaires, ni exploitées pour entraîner des modèles.
4. Hébergement et sous-traitants ultérieurs
Les données au repos sont hébergées dans l'Union européenne : la base de données chez Railway (Amsterdam), les pièces jointes chez Cloudflare R2 (juridiction UE). Les prestataires suivants interviennent pour des fonctions précises :
| Prestataire | Rôle | Données concernées | Localisation |
|---|---|---|---|
| Railway | Hébergement de l'application et de la base de données | Ensemble des données, hors pièces jointes | Union européenne (Amsterdam) |
| Cloudflare R2 | Stockage des pièces jointes (documents joints aux événements) | Fichiers déposés par la Collectivité et leur contenu | Union européenne (juridiction UE) |
| Resend | Envoi des e-mails | Nom, adresse e-mail, contenu des invitations et pièces jointes | États-Unis — clauses contractuelles types et Data Privacy Framework |
| Google (FCM) | Notifications Android | Identifiant d'appareil, titre et texte de la notification | États-Unis — clauses contractuelles types et Data Privacy Framework |
| Apple (APNs) | Notifications iOS | Identifiant d'appareil, titre et texte de la notification | États-Unis — clauses contractuelles types et Data Privacy Framework |
Aucun autre destinataire n'a accès aux données. Tout nouveau sous-traitant serait porté à votre connaissance conformément à l'accord de sous-traitance.
5. Durées de conservation
| Donnée | Durée |
|---|---|
| Code de connexion à usage unique | 10 minutes |
| Lien de réinitialisation de mot de passe | 1 heure |
| Lien de première activation du compte | 7 jours |
| Lien de réponse à une invitation | Cesse d'être valable à la date limite de réponse ; conservé avec l'invitation |
| Contacts, événements et réponses | Durée de vie du compte, sauf durée plus courte définie par la commune dans son espace |
Un contact retiré par la commune cesse immédiatement d'apparaître et de recevoir des invitations ; ses réponses passées sont conservées afin de ne pas altérer l'historique des événements déjà tenus.
Effacement anticipé. La commune, responsable de traitement, peut définir dans son espace une durée au-delà de laquelle sont effacées les précisions libres laissées par les élus à l'appui de leurs réponses, ainsi que les adresses de courrier électronique des contacts retirés de son carnet. Les réponses de présence ne sont pas concernées : elles constituent l'historique d'activité de la collectivité. Ce réglage appartient à la commune : l'éditeur ne le fixe pas et ne le modifie pas. Par défaut, aucune donnée n'est effacée.
À la fermeture du compte, l'ensemble des données de la commune — contacts, événements, invitations, pièces jointes — est supprimé définitivement. Une demande de suppression anticipée peut être adressée à contact@agendelus.fr.
6. Mesures de sécurité
- Chiffrement en transit — l'intégralité des échanges est en HTTPS.
- Cloisonnement strict — chaque commune n'accède qu'à ses propres données ; cet isolement est vérifié par des tests automatisés à chaque mise en production.
- Mots de passe — jamais stockés en clair (empreinte Argon2). Les élus se connectent sans mot de passe, par code à usage unique envoyé par e-mail.
- Jetons — les liens de réponse et de connexion ne sont conservés que sous forme d'empreinte ; ils expirent et sont à usage unique.
- Contrôle d'accès — rôles distincts entre le secrétariat de la commune et l'administration du service.
- Limitation des tentatives — protection contre les attaques par répétition sur la connexion et l'envoi de codes.
- Contrôle des fichiers déposés — type réel vérifié à l'octet, taille limitée.
- Sauvegardes — restauration à un instant précis et sauvegardes planifiées de la base de données.
7. Exercice des droits
Les personnes concernées — élus, agents, invités — exercent leurs droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation et d'opposition auprès de leur collectivité, responsable de traitement.
En tant que sous-traitant, TILVA assiste la commune dans le traitement de ces demandes et met à disposition les moyens techniques nécessaires. Écrivez à contact@agendelus.fr.
Toute personne peut également introduire une réclamation auprès de la CNIL.
8. Violation de données
En cas de violation de données à caractère personnel, TILVA informe la commune concernée dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance, avec les éléments nécessaires à la notification prévue par les articles 33 et 34 du RGPD.