Politique de confidentialité

1. Introduction

Agend'Élus, édité par TILVA, est une application de gestion d'agenda et de présence destinée aux élus municipaux. Elle permet aux services d'une collectivité de diffuser leurs événements et aux élus de confirmer leur participation (présent, peut-être, absent) et d'ajouter ces événements à leur agenda personnel.

Cette politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, stockons et protégeons vos données personnelles, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés.

2. Données collectées

2.1 Données des utilisateurs (élus et agents)

• Nom et prénom
• Adresse email
• Fonction ou mandat, et collectivité de rattachement
• Réponses de présence aux événements (présent, peut-être, absent)
• Précision libre facultative accompagnant une réponse (280 caractères maximum), destinée au seul secrétariat organisateur — par exemple un horaire d’arrivée ou un départ anticipé. Elle n’est jamais montrée aux autres invités.

2.2 Données techniques

• Type d'appareil et système d'exploitation
• Adresse IP (pour la sécurité et la prévention de la fraude)
• Journaux de connexion et d'utilisation
• Identifiants de session et jeton d'authentification
• Codes de connexion à usage unique (OTP), stockés de façon hachée et expirant après quelques minutes

L'accès à l'application se fait uniquement sur invitation, sans inscription publique. La connexion s'effectue par un code unique à usage unique envoyé par email : aucun mot de passe n'est stocké.

3. Base légale et finalités du traitement

4. Partage des données

Vos données peuvent être partagées avec :

• Au sein de votre collectivité : les organisateurs d'un événement voient les réponses de présence des élus invités.
• Resend : service d'envoi des emails transactionnels (codes de connexion, notifications).
• Railway : hébergement sécurisé de l'infrastructure et de la base de données (Postgres), à Amsterdam (Union européenne).
• Cloudflare R2 : stockage des pièces jointes déposées sur les événements, en juridiction Union européenne.

Nous ne vendons jamais vos données personnelles à des tiers. Aucune donnée n'est utilisée à des fins publicitaires ou de suivi.

5. Transferts internationaux

Certains de nos sous-traitants peuvent être situés en dehors de l'Union Européenne. Dans ce cas, nous nous assurons que des garanties appropriées sont en place (Clauses Contractuelles Types de la Commission Européenne ou décision d'adéquation).

6. Sécurité des données

• Chiffrement des données en transit (HTTPS / TLS)
• Codes de connexion à usage unique, expirants, stockés de façon hachée
• Jetons d'authentification sécurisés
• Journalisation des accès et surveillance des anomalies
• Mises à jour de sécurité régulières

7. Durée de conservation

• Compte actif : données conservées pendant toute la durée d'utilisation du service.
• Compte supprimé : à la fermeture du compte d'une collectivité, ses données sont supprimées définitivement, en une seule opération. Voir la section 8 pour le détail de ce qui est supprimé et de ce qui est conservé.
• Effacement anticipé : votre collectivité peut choisir d'effacer, au-delà d'une durée qu'elle définit, les précisions que vous laissez à l'appui de vos réponses ainsi que l'adresse des contacts retirés de son carnet. Vos réponses de présence, elles, sont conservées tant que le compte de la collectivité existe. Ce choix appartient à votre collectivité, pas à l'éditeur.
• Journaux techniques : le fonctionnement du service produit des traces d'exécution conservées chez notre hébergeur. Elles contiennent des adresses e-mail et des noms — chaque message envoyé y laisse l'adresse de son destinataire — ainsi que l'intitulé, la date et le lieu des événements concernés. Elles ne contiennent ni les réponses de présence des élus, ni les précisions qu'ils laissent à l'appui de leur réponse, ni aucun mot de passe. Leur durée de conservation relève de l'hébergeur : nous ne la maîtrisons pas et ne nous engageons donc sur aucune durée.
• Codes de connexion (OTP) : expirent après quelques minutes.
• Identifiants de session : durée de la session.

8. Demander la suppression de vos données

Cette section concerne les données traitées dans Agend'Élus, application éditée par TILVA.

Qui décide de la suppression

Votre collectivité décide seule des données inscrites dans Agend'Élus et de leur suppression : elle est responsable de traitement. TILVA intervient comme sous-traitant : nous n'effaçons aucune donnée de notre propre initiative, et nous exécutons les suppressions sur instruction de la collectivité.

Vous ne pouvez pas supprimer vos données depuis l'application. Ni depuis votre profil, ni par un réglage. C'est un choix, pas un oubli : vos réponses de présence forment l'historique d'activité de votre collectivité, et un invité ne peut pas le modifier seul.

La procédure à suivre

Si vous êtes élu ou agent invité — écrivez au secrétariat de votre collectivité, celui qui vous envoie les invitations. C'est le chemin le plus court, et il ne passe pas par nous : votre secrétariat peut vous retirer de son carnet d'adresses sans notre intervention. Le retrait prend effet immédiatement — vous cessez d'apparaître et de recevoir des invitations.

Si vous ne savez pas à qui écrire, ou si votre demande reste sans réponse — écrivez à contact@agendelus.fr. Nous transmettons votre demande à votre collectivité sans délai et nous vous confirmons cette transmission. Nous assistons ensuite votre collectivité techniquement. Nous ne pouvons pas décider seuls d'effacer vos données, mais votre demande ne reste pas sans suite.

Si vous représentez une collectivité — écrivez à contact@agendelus.fr depuis une adresse professionnelle rattachée à la collectivité. Nous procédons à la suppression demandée sur votre instruction.

Ce qu'il faut indiquer : vos nom et prénom, votre collectivité, et l'adresse e-mail utilisée dans le service.

Délai : nous accusons réception de votre message sous 5 jours ouvrés. La réponse à une demande d'effacement intervient dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois pour une demande complexe (RGPD, art. 12).

Recours : si votre demande n'aboutit pas, vous pouvez saisir la CNIL (voir la section « Réclamation » ci-dessous).

Ce qui est supprimé, ce qui est conservé

Fermeture du compte d'une collectivité : contacts, événements, invitations, réponses et pièces jointes sont supprimés définitivement et en une seule opération.

Sauvegardes : une donnée supprimée peut subsister jusqu'à la rotation de nos sauvegardes chiffrées, dont la durée est fixée par notre hébergeur. Elle n'est alors plus accessible dans le service.

Fichiers exportés : le secrétariat peut exporter des listes au format CSV. Un fichier téléchargé quitte Agend'Élus et n'est plus atteint par une suppression ultérieure. Il revient à la collectivité de répercuter les demandes d'effacement sur ses propres copies.

Durées de conservation : l'effacement anticipé réglé par votre collectivité

Votre collectivité peut choisir dans son espace une durée — 3, 6 (une mandature) ou 10 ans — au-delà de laquelle sont automatiquement effacées les précisions libres laissées par les élus et les adresses e-mail des contacts retirés du carnet. Les réponses de présence ne sont jamais concernées.

Par défaut, aucun effacement automatique n'est actif. Ce réglage appartient à la collectivité : TILVA ne le fixe pas et ne le modifie pas. Tout changement ne prend effet qu'après un délai de 7 jours, afin qu'une erreur de saisie puisse être corrigée avant qu'aucune donnée n'ait été touchée.

9. Vos droits (RGPD)

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès : obtenir une copie de vos données personnelles
• Droit de rectification : corriger vos données inexactes ou incomplètes
• Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données (« droit à l'oubli »)
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et lisible. Le secrétariat de votre collectivité dispose pour cela d'un export au format CSV, ouvrable dans un tableur.
• Droit d'opposition : vous opposer au traitement de vos données
• Droit à la limitation : demander la suspension du traitement

Ces droits s'exercent auprès de votre collectivité, responsable de traitement. La marche à suivre — à qui écrire, avec quelles informations, sous quel délai — figure à la section 8 ci-dessus, y compris pour l'effacement.

Fichiers exportés : le secrétariat de votre collectivité peut exporter la liste des contacts ou la liste de présence d'un événement au format CSV. Un fichier ainsi téléchargé quitte l'application et cesse d'être sous notre responsabilité : il n'est plus atteint par une suppression, une rectification ou une purge ultérieure effectuée dans Agend'Élus. Il appartient à la collectivité, responsable de traitement, de le conserver de façon sécurisée, de le détruire lorsqu'il n'est plus utile, et de répercuter sur ses propres copies les demandes d'effacement qu'elle reçoit.

10. Cookies

L'application mobile Agend'Élus n'utilise pas de cookies. Le cas échéant, le site web associé utilise uniquement des cookies essentiels (strictement nécessaires) pour maintenir la session de connexion et assurer la sécurité. Aucun cookie de suivi ou publicitaire n'est utilisé.

11. Protection des mineurs

Agend'Élus est destiné aux élus et agents des collectivités, personnes majeures. Nous ne collectons pas sciemment de données de mineurs.

12. Modifications de la politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité. En cas de modification substantielle, nous vous en informerons par email ou via une notification dans l'application.

13. Réclamation

Si vous estimez que le traitement de vos données constitue une violation du RGPD, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL :

Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL)
3 Place de Fontenoy — TSA 80715
75334 Paris Cedex 07
www.cnil.fr

14. Contact

Pour toute question concernant cette politique :

TILVA — Illyés Ezabori, Président
47 rue Vivienne, 75002 Paris, France
Email : contact@agendelus.fr